Het organiseren van een mini-symposium doen we regelmatig, een serie van vier mini-symposia over hetzelfde onderwerp is daarentegen geen dagelijkse kost. Daarom was het organiseren van de ‘Eikenprocessie-roadshow’ voor RANOX natuuraannemer een mooie uitdaging, waar onze handen op een positieve manier van gingen jeuken!

De geboorte van vier mini-symposia over de Eikenprocessierups

De opmars van de eikenprocessierups houdt Nederland behoorlijk in zijn greep. Maar met natuurlijke beheersing valt die opmars te remmen, daar is RANOX natuuraannemer van overtuigd. Maar hoe pak je dat aan? En waar moet je op letten? Dat wilde RANOX met zoveel mogelijk stakeholders delen via een symposium.  Ze vroegen of wij dat symposium konden organiseren. Ja, natuurlijk!

Maar die eikenprocessierups zit door heel Nederland en met één mini- symposium kun je nooit het hele land bereiken. Daarom kwamen we met de suggestie om niet één, maar vier mini-symposia te organiseren verdeeld over de vier windstreken van Nederland: de ‘Eikenprocessie-Roadshow’ was geboren.

Organiseren van A tot Z

Onze collega Youri was vanaf het allereerste moment betrokken bij de serie mini-symposia. Youri verzorgde thema, de locaties, de communicatie uitingen, de uitnodigingen en verspreiding daarvan. Bij het laatste mini-symposium in Velp leverden we in de persoon van onze collega Eva zelfs een dagvoorzitter af.

Naast organisatorische werkzaamheden was De Lynx ook inhoudelijk betrokken. Zo heeft onze collega Inge bijvoorbeeld de presentatie over de ecologie van de eikenprocessierups gemaakt.  Aandacht is tegenwoordig heel moeilijk vast te houden. Inge heeft er daarom voor gezorgd dat de presentatie begrijpelijk, gestructureerd en visueel aantrekkelijk was.  Zo konden de sprekers met vertrouwen de bühne op.

De mini-symposia waren een initiatief van een grote groep partners. Youri zag er op toe dat zij allemaal op de juiste momenten werden betrokken bij de organisatie en in beweging kwamen, bijvoorbeeld wanneer de pr voor de symposia was gestart. Immers, interne communicatie is net zo belangrijk voor het succes van zo’n evenement, als de communicatie naar buiten toe.

Terugkijken op een geslaagde roadshow

Johannes Regelink, van RANOX natuuraannemer, kijkt tevreden terug op de mini-symposia. Met tien partners en twaalf presentaties op vier locaties was het een flinke organisatieklus. In totaal hebben we ruim 160 deelnemers gehad. Een heel mooi resultaat met dank aan De Lynx “.

Voor ons was het ook een mooie klus. We hebben de symposia laten groeien van eerste idee tot de succesvolle uitvoering. Combineer dat met een tevreden opdrachtgever, dan is ons werk geslaagd!

Organiseren we binnenkort voor u?

Hebt u wat te vieren, een project opgeleverd of kennis die echt gedeeld moét worden? Maar weet u niet waar u moet beginnen bij de organisatie van een evenement? Wij helpen u graag verder, neem gerust vrijblijvend contact met ons op.